Na je inschrijving bij de KVK begint het echte werk: je bedrijf bestaat op papier, maar online nog nauwelijks. Je hebt een KVK-nummer, misschien al een eerste klant, en een hoofd vol plannen. Juist in die eerste weken worden keuzes gemaakt die je later lang met je meedraagt.
Ik zie vaak dat starters hun domein laten registreren door een kennis, een gratis mailadres gebruiken en hun administratie in een map op het bureaublad bijhouden. Dat werkt even, tot het niet meer werkt. In deze checklist loop ik langs wat ik na een inschrijving bij de KVK zelf meteen digitaal zou regelen, in een logische volgorde. Fiscaal advies geef ik niet; daarvoor verwijs ik je naar de KVK, de Belastingdienst of een boekhouder.
Wat je na je KVK-inschrijving al hebt
Bij de inschrijving krijg je een KVK-nummer en kies je een handelsnaam. Ben je ondernemer voor de btw, dan ontvang je van de Belastingdienst ook een btw-identificatienummer. Dat zijn de gegevens die straks op je website, je facturen en in je e-mailhandtekening horen.
Controleer eerst of alles in het Handelsregister klopt: je handelsnaam, je adres en je omschrijving van de activiteiten. Wat in het register van de KVK staat, is openbaar en komt terug in allerlei andere systemen. Een tikfout in je naam herstel je liever nu dan over een jaar. Op de site van de KVK vind je hoe je gegevens wijzigt.
Stap 1: leg je domeinnaam vast op naam van je bedrijf
Je domeinnaam is je adres op internet. Registreer hem zo snel mogelijk, liefst dezelfde dag als je inschrijving bij de KVK. Kies de naam die zo dicht mogelijk bij je handelsnaam ligt, kort en makkelijk te spellen.
Het belangrijkste: zet de registratie op naam van je bedrijf, met een e-mailadres waar jij toegang toe hebt. Ik kom het regelmatig tegen dat een domein op naam van een oud-webbouwer of een neef staat. Wil je later verhuizen, dan ben je afhankelijk van iemand anders.
- Check of de .nl-naam vrij is, en eventueel de .com erbij.
- Registreer op naam van je bedrijf, met je KVK-gegevens.
- Bewaar de inloggegevens van de registrar op een veilige plek.
- Zet automatische verlenging aan, zodat je naam nooit vervalt.
Stap 2: een zakelijk e-mailadres op je eigen domein
Een adres als info@jouwbedrijf.nl oogt betrouwbaarder dan een gratis adres, en het blijft van jou als je ooit van provider wisselt. Kies een dienst waarbij je e-mail, agenda en contacten op één plek staan en die goed werkt op je telefoon.
Stel daarna meteen een nette e-mailhandtekening in met je naam, je bedrijfsnaam, je telefoonnummer en je website. Je KVK-nummer en btw-nummer zet je op je facturen en offertes. Hoe ik domein, e-mail en accounts samen inricht, lees je op de pagina over digitale inrichting.
Stap 3: zakelijke rekening en administratie koppelen
Open een zakelijke bankrekening, ook als je als eenmanszaak niet verplicht bent. Zakelijk en privé gescheiden houden maakt je administratie overzichtelijk en scheelt tijd bij elke aangifte. Veel banken vragen bij het openen om je KVK-nummer, dus dat heb je nu bij de hand.
Kies daarna een boekhoudprogramma dat je bankrekening automatisch kan inlezen. Dan hoef je transacties niet over te typen en koppel je bonnetjes direct aan de juiste betaling. Vraag gerust een boekhouder welk pakket bij jouw situatie past; daar wil je zelf niet te lang over twijfelen.
Stap 4: je bedrijf vindbaar maken met je KVK-gegevens
Zodra je ingeschreven staat bij de KVK, kun je je bedrijf ook op Google zetten. Een Google Bedrijfsprofiel is gratis en zorgt dat mensen je vinden als ze in de buurt zoeken. Gebruik exact dezelfde naam, hetzelfde adres en hetzelfde telefoonnummer als in het Handelsregister.
Die gelijke gegevens zijn belangrijker dan ze lijken. Google vergelijkt informatie uit verschillende bronnen, en als alles klopt, vertrouwt het je bedrijf sneller. In de checklist voor je Google Bedrijfsprofiel loop ik dat stap voor stap door.
Stap 5: een eerste website die je verhaal vertelt
Je hoeft niet te wachten tot alles perfect is, maar een paar duidelijke pagina’s helpen meteen. Een homepage met wat je doet en voor wie, een pagina met je diensten, iets over jezelf en een makkelijke manier om contact op te nemen. Dat is genoeg om serieus genomen te worden.
Zet je KVK-nummer onderaan de website, samen met je adres of vestigingsplaats en je contactgegevens. Dat geeft vertrouwen, en voor een webshop is het zelfs verplicht om die gegevens te tonen. Voor starters heb ik het starterpakket: een website met vijf pagina’s, een flyer en een visitekaartje in één stijl voor €1.999 eenmalig, exclusief btw.
Stap 6: accounts en wachtwoorden vanaf dag één op orde
In het eerste jaar maak je tientallen accounts aan: bij je bank, je boekhoudprogramma, je domeinregistrar, je mailprovider, social media en leveranciers. Gebruik daarvoor steeds je zakelijke e-mailadres, niet je privéadres.
Bewaar alles in een wachtwoordmanager en zet tweestapsverificatie aan waar dat kan. Klinkt saai, maar het voorkomt dat je ooit buitengesloten raakt van je eigen bedrijf. Maak ook een eenvoudig overzicht van welke diensten je gebruikt en wat ze per maand kosten.
Veelgemaakte fouten na een inschrijving bij de KVK
De meeste fouten ontstaan in de drukte van de eerste weken. Je wilt beginnen met je vak, en de digitale kant schuift naar achteren. Dit zijn de dingen die ik het vaakst zie:
Herken je er een paar? Geen ramp. Bijna alles is te herstellen, maar hoe eerder je het doet, hoe minder werk het is. Meer over de eerste stappen lees je op de pagina over een bedrijf starten.
- Een domeinnaam die niet op naam van je eigen bedrijf staat.
- Klanten mailen vanaf een gratis privéadres.
- Een andere schrijfwijze van je naam dan in het register van de KVK.
- Zakelijke en privé-uitgaven door elkaar op één rekening.
- Geen back-up van je administratie en je bestanden.
- Een website zonder contactgegevens of KVK-nummer.
Je digitale start in één keer goed
Je inschrijving bij de KVK is het startschot. Wat je daarna in een paar dagen regelt, bepaalt hoe soepel je bedrijf de komende jaren draait: een eigen domein, zakelijke e-mail, een gekoppelde administratie, een vindbaar profiel en een website die laat zien wie je bent.
Wil je dat ik met je meekijk of het in één traject voor je inricht? Neem contact op, dan bespreken we wat jij nodig hebt. Ik werk voor ondernemers in heel Noord-Nederland.
